تفاوت BPMS با اتوماسیون اداری، ERP، CRM و BI چیست؟

بسیاری از پروژه‌های نرم‌افزاری از جایی شکست می‌خورند که سازمان ابزار را پیش از تعریف مسئله انتخاب می‌کند. BPMS، اتوماسیون اداری، ERP، CRM و BI هم‌پوشانی‌هایی دارند، اما جایگزین کامل یکدیگر نیستند.

BPMS چه مسئله‌ای را حل می‌کند؟

BPMS برای طراحی، اجرای قابل کنترل و بهبود فرآیندهای میان‌واحدی مناسب است. وقتی یک درخواست بین چند نقش حرکت می‌کند، قوانین و SLA دارد، وضعیت آن باید رهگیری شود و مسیرهای مختلفی بر اساس داده شکل می‌گیرد، BPMS ارزش ایجاد می‌کند.

نمونه‌ها:

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری عمدتاً نامه، مکاتبه، ارجاع، دبیرخانه و گردش اسناد را مدیریت می‌کند. اگر مسئله اصلی سازمان نامه و ارجاع است، اتوماسیون اداری کافی است. اما وقتی گردش کار به مدل داده، قوانین پیچیده، کنترل SLA و یکپارچه‌سازی نیاز دارد، BPMS مناسب‌تر است.

ERP

ERP سامانه ثبت و مدیریت تراکنش‌های هسته‌ای مانند مالی، انبار، خرید، تولید و منابع انسانی است. BPMS نباید جای ERP را بگیرد. نقش مناسب BPMS، هماهنگ کردن فرآیندی است که از چند ماژول یا سامانه عبور می‌کند.

مثال: اطلاعات سفارش خرید در ERP ثبت می‌شود، اما فرآیند جمع‌آوری نیاز، تأیید بودجه، ارزیابی پیشنهادها و مدیریت استثناها می‌تواند در BPMS اجرا شود.

CRM

CRM بر چرخه ارتباط با مشتری، فروش، سرنخ و خدمات مشتری تمرکز دارد. اگر فرآیند فقط داخل CRM قابل حل است، توسعه همان سامانه منطقی‌تر است. اگر رسیدگی به مشتری نیازمند مشارکت حقوقی، مالی، عملیات و مدیریت است، BPMS می‌تواند لایه هماهنگی باشد.

BI

BI برای تحلیل داده و تصمیم‌سازی است، نه اجرای فرآیند. داشبورد نشان می‌دهد کجا تأخیر یا افت عملکرد وجود دارد؛ BPMS کمک می‌کند اقدام اصلاحی، مسئول و مسیر اجرای آن کنترل شود.

پرسش‌های تصمیم‌گیری

معماری مناسب معمولاً ترکیبی است

در معماری سازمانی سالم، BPMS لایه هماهنگی و اجرای فرآیند است؛ ERP و CRM مالک داده‌ها و تراکنش‌های تخصصی هستند؛ BI داده‌ها را برای تحلیل آماده می‌کند و اتوماسیون اداری مکاتبات رسمی را پوشش می‌دهد.

اشتباه خطرناک این است که BPMS را به یک ERP جدید تبدیل کنیم و تمام داده‌های پایه و تراکنش‌ها را داخل آن بسازیم. اشتباه مقابل نیز این است که هر گردش میان‌واحدی را با ارجاع نامه یا توسعه‌های پراکنده در سامانه‌ها مدیریت کنیم.